VBIO

Datenschutz im VBIO

Der VBIO sieht sich dem Datenschutz, insbesondere dem Prinzip der Datensparsamkeit und der Transparenz und Eindeutigkeit verpflichtet. Wir nehmen den Datenschutz ernst und werden die Betroffenen je nach Kontext spezifisch über Datenerhebung und –nutzung sowie Widerspruchsmöglichkeiten informieren.

Alle Informationen im Überblick finden Sie auch ich den pdf-Dateien links.
 

I. Mitgliederdaten

I. Mitgliederdaten

Der VBIO erhebt, verarbeitet und speichert Mitgliederdaten, die für die Verfolgung des satzungsgemäßen Vereinszwecks, zur Gestaltung der Mitgliedschaft bzw. zur Betreuung und Verwaltung von Mitgliedern essentiell sind. Eine Übersicht über Art- und Zweckbestimmung der vom VBIO erhobenen Daten sind dem Anhang 1 zu entnehmen.

1. Datenerhebung

a) individuelle Mitglieder
Mit dem Beitritt eines Mitglieds erhebt der Verband Biologie, Biowissenschaften und Biomedizin in Deutschland e.V. (im Folgenden „VBIO“) folgende personenbezogene Daten (Basisdaten), die für die Verfolgung des satzungsgemäßen Vereinszwecks, zur Gestaltung der Mitgliedschaft bzw. zur Betreuung und Verwaltung von Mitgliedern essentiell sind: (Vorname und Name, Adresse inkl. Land bzw. Bundesland, Geburtsdatum).

Beim Beitritt wählt das Neumitglied eine Beitragszuordnung aus. Neumitglieder, die eine Ermäßigung in Anspruch nehmen wollen, sind verpflichtet, diese zu belegen. Der VBIO kann dazu schriftliche Belege anfordern, die archiviert werden. Sollten diese aufgrund ihres Ursprungs weitere persönliche Daten (z. B. Matrikelnummer) enthalten oder Dritte betreffen (z. B. Identität des Partners bei Partner-Mitgliedschaften), so wird der VBIO diese Daten nur zu Zwecken der Mitgliederverwaltung bzw. zur Verwirklichung seiner Vereinsziele verwenden (siehe 3. Datennutzung). Dasselbe gilt für ggf. abweichende Rechnungsadressen.

Um die Mitgliederverwaltung zu erleichtern bzw. den Austausch von Mitgliedern mit gleichen Interessen zu verbessern, werden auf freiwilliger Basis folgende weitere Daten erhoben: Zahlart, Bankverbindung, Titel, e-Mailadressen, Telefonnummern, Anstellung, Branche, Schwerpunkt des Tätigkeitsbereichs, Bundesland, ggf. Mitgliedschaft in satzungsgemäßen Untergliederungen.

Mit dem Beitritt wird jedem Vereinsmitglied eine persönliche Mitgliedsnummer zugeordnet.

Mitglieder, die dem VBIO ihre e-Mailadresse zur Verfügung gestellt haben, haben die Möglichkeit, sich mit der hinterlegten e-Mailadresse und ihrer Mitgliedsnummer im Intranet des VBIO zu registrieren und ein persönliches Passwort zu bestimmen.
Im passwortgeschützten Intranet des VBIO können VBIO-Mitglieder auf Ihrer individuellen Profilseite zu prüfen, welche Stammdaten (Basisdaten und freiwillige Angaben) der Mitgliederverwaltung vorliegen. Abgesehen von den Daten, die für die Identifizierung des Mitglieds zwingend erforderlich sind (Name, Vorname, Geburtsdatum, Mitgliedsnummer, e-Mail-Adresse), können die dort angezeigten Stammdaten dort durch das Mitglied selbst geändert werden. Bankdaten werden als besonders zu schützende Daten nicht über das Intranet verfügbar gemacht.
Ebenfalls auf der Profilseite kann auf freiwilliger Basis eine Dienstadresse eingegeben und geändert werden. Ebenso freiwillig können Angaben zu Interessen und Studium gemacht und jederzeit geändert werden. Unter „Privatsphäre“ kann das Mitglied festlegen, welcher Teil seiner Profil-Daten für andere Nutzer des VBIO-Intranets sichtbar sein soll. Die Voreinstellung ist „keine“.

(b) Institutionelle Mitglieder
Der VBIO erhebt von seinen institutionellen Mitgliedern (Fachgesellschaften) grundsätzlich nur die Daten, die für die satzungsgemäße Arbeit des Dachverbandes, zur Gestaltung der Mitgliedschaft, inkl. Festlegung der Mitgliedsbeiträge und der internen Kommunikation notwendig sind.
Beim Beitritt und dann einmal jährlich werden dazu bei allen institutionellen Mitgliedern folgende Daten erhoben: Anzahl der Mitglieder des institutionellen Mitglieds, Basisdaten und weitere personenbezogene Daten (Namen, Vornamen, Titel, e-Mailadresse, Telefonnummer, Postadresse, Funktion) von ehrenamtlichen Funktionsträgern und, bei Bedarf, von weiteren, vom Mitglied freiwillig benannten Ansprechpartnern.
Als Dachverband behält sich der VBIO vor, im Einvernehmen mit den jeweiligen institutionellen Mitglieder darüber hinausgehende personenbezogene Daten von deren Mitgliedern zu erheben, zu speichern und zu nutzen, um diesen den Zugang zu weiteren Serviceleistungen, die der Dachverband zur Verfügung stellt (v. a. Intranet, Foren, Newsletter), zu ermöglichen.

(c) kooperierende Mitglieder
Der VBIO erhebt von seinen kooperierenden Mitgliedern grundsätzlich nur die Daten, die für die satzungsgemäße Arbeit des Dachverbandes, zur Gestaltung der Mitgliedschaft incl. Festlegung des Mitgliedsbeitrages und der Kommunikation untereinander notwendig sind.
Beim Beitritt werden dazu bei den kooperierenden Mitgliedern folgende Daten erhoben:
Größe bzw. Beschäftigtenzahl des kooperierenden Mitglieds, Basisdaten und weitere personenbezogene Daten (Name, Vorname, Titel, Geburtsdatum, e-Mail, Postadresse, Bundesland), des Ansprechpartners, ggf. abweichende Rechnungsadressen.

2. Datenspeicherung

Die personenbezogenen Daten werden in einem EDV-System gespeichert, zu dem nur Personen Zugang haben, die aufgrund ihrer Funktion oder Aufgabe im VBIO dazu ausdrücklich ermächtigt wurden und eine Datenschutzverpflichtung unterschrieben haben. Darüber hinaus können externe Dienstleister mit der Datenspeicherung beauftragt werden. Der externe Dienstleister muss ein geeignetes Datenschutzkonzept (Datenschutzerklärung, Verschwiegenheitsklauseln, etc.) nachweisen.
Die personenbezogenen Daten werden dabei gemäß Anlage zu § 9 BDSG durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (insbesondere durch Kontrolle von Zutritt, Zugang, Zugriff, Weitergabe, Eingabe, Beauftragung und Verfügbarkeit sowie durch Datentrennung) vor der Kenntnisnahme unbefugter Dritter geschützt.

3. Datennutzung

Die unter 1 genannten personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur zur Verfolgung der satzungsgemäßen Vereinszwecke bzw. zur Betreuung und Verwaltung von Mitgliedern genutzt. Dies erfolgt nur dann, sofern keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht. Wenn der Nutzung bestimmter Daten widersprochen wird, werden die entsprechenden Daten gelöscht. Wenn die Löschung der Daten aus technischen Gründen nicht möglich ist, wird die betroffene Person davon unterrichtet. Daten, die gesetzlichen Bestimmungen unterliegen (z.B. finanzamtsrelevante Unterlagen) werden nach Ablauf der entsprechenden Fristen, spätestens nach 10 Jahren gelöscht.
Die Nutzung von personenbezogenen Daten individueller Mitglieder erfolgt nur durch Personen, die eine Datenschutzerklärung unterschrieben haben.

3.1 Datenzugriff
        „Zeichnungsberechtigte Präsidiumsmitglieder erhalten Zugriff auf alle Mitgliederdaten, sofern diese zur Aufgabenerledigung unmittelbar benötigt werden“. Dazu gehören im Fall des Schatzmeisters auch alle für Beitragsfestsetzung und Beitragseinzug relevanten Mitgliederdaten.
        Hauptamtliche Mitarbeiter der Vereinsgeschäftsstellen erhalten im Rahmen der Mitgliederverwaltung und -betreuung Zugriff auf alle Mitgliederdaten. Dazu gehört auch der Zugriff auf die e-Mailadresse zur Versendung des wöchentlichen VBIO-Newsletters, sofern das Mitglied dem nicht widersprochen hat.

3.2 Datenweitergabe innerhalb des VBIO
Personenbezogene Daten von individuellen VBIO-Mitgliedern werden intern grundsätzlich nur weiter gegeben, wenn dies den Vereinszwecken bzw. der Mitgliederbetreuung dient.
Die Weitergabe von personenbezogenen Daten individueller Mitglieder erfolgt nur an satzungsgemäße Funktionsträger des VBIO, die sich schriftlich verpflichtet haben, bei der Nutzung die Datenschutzbestimmungen einzuhalten.
Zwischen den unterschiedlichen Mitgliedsgruppen im VBIO (individuelle, institutionelle und kooperierende Mitglieder) werden keine Einzeldaten, sondern jeweils nur personenbezogene Daten der jeweiligen Kontaktpersonen übermittelt. Hierzu ist grundsätzlich eine schriftliche Anfrage notwendig.

3.3. Datenweitergabe an Dritte
Personenbezogene Daten seiner individuellen Mitglieder sowie die Kontaktdaten seiner institutionellen und kooperierenden Mitglieder werden grundsätzlich nicht zu Werbezwecken an Dritte weitergegeben.

Zum Zweck der Zustellung der Verbandszeitschrift bzw. der brieflichen Kommunikation mit seinen Mitgliedern behält sich der VBIO vor, personenbezogene Daten individueller Mitglieder auch an Dritte (z.B. Versender) weiterzuleiten, die ihrerseits dem Datenschutz verpflichtet sind.
Im Falle von Vergünstigungen, die an die Mitgliedschaft im VBIO gebunden sind (z. B. preisreduzierte Verbandsabonnement) wird der VBIO auf Nachfrage Auskunft über die Mitgliedschaft erteilen. In diesem Zusammenhang behält sich der VBIO die Übermittlung personenbezogener Daten (Vorname, Name, Titel, Postadresse, ggf. Dienstadresse, Mitgliedsnummer) von individuellen Mitgliedern vor, sofern dies für die Gewährung der Vergünstigung essentiell ist.

Dritte werden verpflichtet, die vom Verein überlassenen Daten nur für die verabredeten und nicht für eigene Zwecke zu nutzen und sämtliche Daten nach Abschluss des jeweilig definierten Auftrages zu vernichten.

3.4 Vorgaben Dritter
Der VBIO weist darauf hin, dass er im Rahmen des (internationalen) Zahlungsverkehrs (SEPA-Mandate) auch Basisdaten an Banken übermitteln kann, sofern dies von den Banken als unabdingbare Voraussetzung für die Abwicklung der Zahlung des Mitgliedsbeitrages gefordert wird.
Der VBIO behält sich vor, den Zahlungsverkehr inklusive etwaiger Rücklastschriften zu dokumentieren.

4. Veröffentlichung

(a) Extern
Der VBIO macht besondere Ereignisse und Aktivitäten in der Verbandszeitschrift, über Pressemitteilungen, auf der Internetseite des VBIO oder im Intranet bekannt. Dabei können Fotos und personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden.
Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber der Mitgliederverwaltung einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung, mit Ausnahme von Ergebnissen aus Wahlen.
Kontaktdaten von satzungsgemäßen Funktionsträgern werden nur dann veröffentlicht, wenn es sich um dienstliche Daten handelt. Private Kontaktdaten können nur veröffentlicht werden, wenn der satzungsgemäße Funktionsträger diesem explizit zugestimmt hat.

(b) Intern
Im Intranet des VBIO kann jedes individuelle Mitglied jederzeit selbst festlegen, ob und welcher Teil seiner Profil-Daten für andere Nutzer des VBIO-Intranets sichtbar sein soll. Die Voreinstellung ist „keine“.

5. Löschung

Stammdaten, die für eine eindeutige Identifizierung des Mitglieds nicht essentiell sind, sowie freiwillige Angaben zu Interessen und Studium können vom individuellen Mitglied nach passwortgeschütztem Login jederzeit im Intranet des VBIO auf der jeweils individuellen Profilseite gelöscht werden.
Beim Austritt des Mitglieds werden alle personenbezogenen Daten grundsätzlich gelöscht, sofern diese nicht die Kassenführung betreffen. Diese Daten bleiben gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre nach der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch die Mitgliederverwaltung gespeichert. Sie sind in dieser Zeit gesperrt und werden mit Ablauf der Frist gelöscht.
Unterlagen und Datenbanken, die der VBIO nicht mehr benötigt, werden so entsorgt, dass Dritte keine Kenntnis von den darin enthaltenen personenbezogenen Daten erlangen können.
 

6. Verbandsarchiv

Im Verbandsarchiv des VBIO werden in der Regel nur personenbezogene Daten archiviert, die auch als veröffentlichungsfähig gelten (siehe 6). Sollten Vorgänge mit nicht mehr aktiv genutzten personenbezogenen Daten hinterlegt werden, so wird sichergestellt, dass nur einzelne Personen Zugang haben, die eine Datenschutzerklärung unterzeichnet haben.
Die Nutzung des Archivguts in personenbezogener Form ist im Rahmen konkreter Fragestellungen eingeschränkt und nur nach Genehmigung durch das Präsidium zulässig.

II. Dritte

7. Internetauftritt

Der VBIO erhebt und speichert mittels einer sogenannten Trackingsoftware (z. B. googleAnalytics) Informationen über den Zugriff (u. a. Datum, Uhrzeit, betrachtete Seite, Lokalisation des Rechners) auf seine Website. Diese Daten sind anonymisiert und gehören nicht zu den personenbezogenen Daten. Sie werden vom VBIO ausschließlich zu statistischen Zwecken ausgewertet. Eine Weitergabe an Dritte, zu kommerziellen oder nichtkommerziellen Zwecken, findet nicht statt.
Der VBIO informiert die Besucher seiner Website unter www.vbio.de über die jeweils aktuell installierte Trackingsoftware, die damit ggf. verbundenen datenschutzrelevanten Konsequenzen und Möglichkeiten, die Trackingsoftware zu umgehen.

8. Teilnehmer an Veranstaltungen

Der VBIO erhebt bei Teilnehmern von Veranstaltungen nur die Daten, die zur Durchführung der Veranstaltung bzw. zur Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen erforderlich sind. Dies sind in der Regel Vorname, Name, Titel sowie e-Mail-Adresse oder Postadresse.
Sofern bei kostenpflichtigen Veranstaltungen Vergünstigungen eingeräumt werden sollen, behält sich der VBIO die Anforderung zusätzlicher Belege vor, die den Anspruch auf Vergünstigung belegen.

Zur Dokumentation der Veranstaltung können Bild- und Tonaufnahmen gemacht werden, die ihrerseits im Rahmen der Berichterstattung in Print- oder Digitalmedien verwendet werden können. Dabei wird der VBIO die Persönlichkeitsrechte der Abgebildeten beachten.

9. Versandkunden

Der VBIO erhebt bei der Bestellung von Informationsmaterial nur die Daten, die zur ordnungsgemäßen Abwicklung der Bestellung erforderlich sind. Dies sind in der Regel Vorname, Name, Titel sowie die Lieferadresse und (sofern abweichend) die Rechnungsadresse des Bestellers.
Sofern bei kostenpflichtigem Informationsmaterial Vergünstigungen eingeräumt werden sollen, behält sich der VBIO die Anforderung zusätzlicher Belege vor, die den Anspruch auf Vergünstigung belegen und speichert diese, solange sie für die ordnungsgemäße Abwicklung der Bestellung notwendig sind.

Alles über Art und Zweckbestimmung der erfassten und gespeicherten Mitgliederdaten finden Sie in den Hinweisen zum Datenschutz des VBIO.