VBIO

Datenschutz im VBIO

Der VBIO sieht sich dem Datenschutz, insbesondere dem Prinzip der Datensparsamkeit und der Transparenz und Eindeutigkeit verpflichtet. Wir nehmen den Datenschutz ernst und informieren die Betroffenen über Datenerhebung und –nutzung sowie Änderungs-, Widerspruchs- und Löschungsmöglichkeiten.

Ihre personenbezogenen Daten werden vom VBIO gemäß der europäischen Datenschutzgrundverordnung  (DGSVO) und dem deutschen Datenschutzrecht (BDSGV) erhoben, verwaltet und genutzt.
 

I. Mitglieder

I. Mitgliederdaten

Der VBIO erhebt, verarbeitet und speichert Mitgliederdaten, die für die Verfolgung des satzungsgemäßen Vereinszwecks bzw. zur Betreuung und Verwaltung von Mitgliedern essentiell sind.

1. Datenerhebung

1.1 individuelle Mitglieder

Mit dem Beitritt eines Mitglieds erhebt der Verband Biologie, Biowissenschaften und Biomedizin in Deutschland e.V. (im Folgenden „VBIO“) folgende personenbezogene Daten (Basisdaten), die für die Verfolgung des satzungsgemäßen Vereinszwecks, zur Gestaltung der Mitgliedschaft bzw. zur Betreuung und Verwaltung von Mitgliedern essentiell sind: Anrede, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Adresse, E-Mail, Bundesland/Landesverband, Beitragszuordnung, Zahlart, Beitrittsdatum.

Beim Beitritt wählt das Neumitglied eine Beitragszuordnung aus. Neumitglieder, die eine Ermäßigung in Anspruch nehmen wollen, sind verpflichtet, diese zu belegen. Der VBIO kann dazu schriftliche Belege anfordern, die archiviert werden. Sollten diese aufgrund ihres Ursprungs weitere persönliche Daten (z. B. Matrikelnummer) enthalten oder Dritte betreffen (z. B. Identität des Partners bei Partner-Mitgliedschaften), so wird der VBIO diese Daten nur zu Zwecken der Mitgliederverwaltung bzw. zur Verwirklichung seiner Vereinsziele verwenden (siehe 3. Datennutzung). Dasselbe gilt für ggf. abweichende Rechnungsadressen.

Um die Mitgliederverwaltung zu erlechtern bzw. den Austausch von Mitgliedern mit gleichen Interessen zu verbessern, werden auf freiwilliger Basis folgende weitere Daten erhoben: Bankverbindung, Doppelmitgliedschaften, Titel, Telefonnummer, Mobile-Nummer,
Mit dem Beitritt wird jedem Vereinsmitglied eine persönliche Mitgliedsnummer zugeordnet.
 

1.2 Institutionelle Mitglieder
Der VBIO erhebt von seinen institutionellen Mitgliedern (Fachgesellschaften) grundsätzlich nur die Daten, die für die satzungsgemäße Arbeit des Dachverbandes, zur Gestaltung der Mitgliedschaft, inkl. Festlegung und Zahlung der Mitgliedsbeiträge und der internen Kommunikation notwendig sind.
Beim Beitritt und dann einmal jährlich werden dazu bei allen institutionellen Mitgliedern folgende Daten erhoben: Anzahl der Mitglieder des institutionellen Mitglieds, Basisdaten und weitere personenbezogene Daten (Namen, Vornamen, Titel, e-Mailadresse, Telefonnummer, Postadresse, Funktion) von ehrenamtlichen Funktionsträgern und, bei Bedarf, von weiteren, vom Mitglied freiwillig benannten Ansprechpartnern.

Als Dachverband behält sich der VBIO vor, im Einvernehmen mit den jeweiligen institutionellen Mitglieder darüber hinausgehende personenbezogene Daten von deren Mitgliedern zu erheben, zu speichern und zu nutzen, um diesen den Zugang zu weiteren Serviceleistungen, die der Dachverband zur Verfügung stellt, zu ermöglichen.


1.3 kooperierende Mitglieder
Der VBIO erhebt von seinen kooperierenden Mitgliedern grundsätzlich nur die Daten, die für die satzungsgemäße Arbeit des Dachverbandes, zur Gestaltung der Mitgliedschaft incl. Festlegung und Zahlung des Mitgliedsbeitrages und der Kommunikation untereinander notwendig sind.
Beim Beitritt werden dazu bei den kooperierenden Mitgliedern folgende Daten erhoben:

Größe bzw. Beschäftigtenzahl des kooperierenden Mitglieds, Basisdaten und weitere personenbezogene Daten (Name, Vorname, Titel, Geburtsdatum, e-Mail, Postadresse, Bundesland), des Ansprechpartners, ggf. abweichende Rechnungsadressen.

2. Datenspeicherung

Die personenbezogenen Daten werden in einem EDV-System gespeichert, zu dem nur Personen Zugang haben, die aufgrund ihrer Funktion oder Aufgabe im VBIO dazu ausdrücklich ermächtigt wurden und eine Datenschutzverpflichtung unterschrieben haben. Darüber hinaus können externe Dienstleister mit der Datenspeicherung beauftragt werden. Der externe Dienstleister muss ein geeignetes Datenschutzkonzept (Datenschutzerklärung, Verschwiegenheitsklauseln, etc.) nachweisen.
Die personenbezogenen Daten werden dabei gemäß Anlage zu § 9 BDSG durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (insbesondere durch Kontrolle von Zutritt, Zugang, Zugriff, Weitergabe, Eingabe, Beauftragung und Verfügbarkeit sowie durch Datentrennung) vor der Kenntnisnahme unbefugter Dritter geschützt.

3. Datennutzung

Die unter 1 genannten personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur zur Verfolgung der satzungsgemäßen Vereinszwecke bzw. zur Betreuung und Verwaltung von Mitgliedern genutzt. Dies erfolgt nur dann, sofern keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht. Wenn der Nutzung bestimmter Daten widersprochen wird, werden die entsprechenden Daten gelöscht. Wenn die Löschung der Daten aus technischen Gründen nicht möglich ist, wird die betroffene Person davon unterrichtet. Daten, die gesetzlichen Bestimmungen unterliegen (z.B. finanzamtsrelevante Unterlagen) werden nach Ablauf der entsprechenden Fristen, spätestens nach zehn Jahren gelöscht.

Die Nutzung von personenbezogenen Daten individueller Mitglieder erfolgt nur durch Personen, die eine Datenschutzerklärung unterschrieben haben.

 

3.1 Datenzugriff
„Zeichnungsberechtigte Präsidiumsmitglieder erhalten Zugriff auf alle Mitgliederdaten, sofern diese zur Aufgabenerledigung unmittelbar benötigt werden“. Dazu gehören im Fall des Schatzmeisters auch alle für Beitragsfestsetzung und Beitragseinzug relevanten Mitgliederdaten.

Hauptamtliche Mitarbeiter der Vereinsgeschäftsstellen erhalten zum Zwecke der Mitgliederverwaltung und -betreuung Zugriff auf alle Mitgliederdaten. Kontakt: mitgliederservice(at)vbio(dot)de; Telefon: 089-26924575).
Nicht mit der Mitgliederverwaltung und –betreuung befasste hauptamtliche Mitarbeiter der Vereinsgeschäftsstellen erhalten nur Zugriff auf die im jeweiligen Kontext essentiellen Mitgliederdaten. Dazu gehört z. B. der Zugriff auf die e-Mailadresse zur Versendung des wöchentlichen VBIO-Newsletters.

 

3.2 Datenweitergabe innerhalb des VBIO
Personenbezogene Daten von individuellen VBIO-Mitgliedern werden intern grundsätzlich nur weiter gegeben, wenn dies den Vereinszwecken bzw. der Mitgliederbetreuung dient.

Die Weitergabe von personenbezogenen Daten individueller Mitglieder erfolgt nur an satzungsgemäße Funktionsträger des VBIO, die sich schriftlich verpflichtet haben, bei der Nutzung die Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

Zwischen den unterschiedlichen Mitgliedsgruppen im VBIO (individuelle, institutionelle und kooperierende Mitglieder) werden keine Einzeldaten, sondern jeweils nur personenbezogene Daten der jeweiligen Kontaktpersonen übermittelt. Hierzu ist grundsätzlich eine schriftliche Anfrage notwendig.

 

3.3. Datenweitergabe an Dritte
Personenbezogene Daten seiner individuellen Mitglieder sowie die Kontaktdaten seiner institutionellen und kooperierenden Mitglieder werden grundsätzlich nicht zu Werbezwecken an Dritte weitergegeben.

Zum Zweck der Zustellung der Verbandszeitschrift bzw. der brieflichen Kommunikation mit seinen Mitgliedern behält sich der VBIO vor, personenbezogene Daten individueller Mitglieder auch an Dritte (z. B. Versender) weiterzuleiten, die sich ihrerseits vertraglich dem Datenschutz verpflichtet haben.

Im Falle von Vergünstigungen, die an die Mitgliedschaft im VBIO gebunden sind (z. B. preisreduzierte Verbandsabonnement) wird der VBIO auf Nachfrage Auskunft über die Mitgliedschaft erteilen. In diesem Zusammenhang behält sich der VBIO die Übermittlung personenbezogener Daten (Vorname, Name, Titel, Postadresse, ggf. Dienstadresse, Mitgliedsnummer) von individuellen Mitgliedern vor, sofern dies für die Gewährung der Vergünstigung essentiell ist.

 

3.4 Vorgaben Dritter
Der VBIO weist darauf hin, dass er im Rahmen des (internationalen) Zahlungsverkehrs (SEPA-Mandate) auch Basisdaten an Banken übermitteln kann, sofern dies von den Banken als unabdingbare Voraussetzung für die Abwicklung der Zahlung des Mitgliedsbeitrages gefordert wird.

Der VBIO behält sich vor, den Zahlungsverkehr inklusive etwaiger Rücklastschriften zu dokumentieren.

4. Veröffentlichung

Der VBIO macht besondere Ereignisse und Aktivitäten in der Verbandszeitschrift, über Pressemitteilungen, auf der Internetseite des VBIO oder im Intranet bekannt. Dabei können im Einzelfall Fotos und ausgewählte personenbezogene Mitgliederdaten (Vorname, Name, Funktion) veröffentlicht werden.
Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber der Mitgliederverwaltung einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung, mit Ausnahme von Ergebnissen aus Wahlen.

Kontaktdaten von satzungsgemäßen Funktionsträgern werden nur dann veröffentlicht, wenn es sich um dienstliche Daten handelt. Private Kontaktdaten können nur veröffentlicht werden, wenn der satzungsgemäße Funktionsträger diesem explizit zugestimmt hat.

5. Auskunfts-, Änderungs- und Löschrechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben. Darüber hinaus steht Ihnen das Recht  unrichtige oder veraltete Daten zu berichtigen und alle Daten, die nicht unmittelbar der Mitgliederverwaltung und –betreuung (Basisdaten) bzw. der steuerrechtlichen Vorhaltefrist dienen, zu sperren oder zu löschen.

6. Löschung bei Ende der Mitgliedschaft

Ihre Daten werden bis zum Ende Ihrer Mitgliedschaft gespeichert. Beim Austritt des Mitglieds werden alle personenbezogenen Daten grundsätzlich gelöscht, sofern diese nicht die Kassenführung betreffen. Diese Daten bleiben gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre nach der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch die Mitgliederverwaltung gespeichert. Sie sind in dieser Zeit gesperrt und werden mit Ablauf der zehnjährigen Vorhaltefrist  gelöscht.

Unterlagen und Datenbanken, die der VBIO nicht mehr benötigt, werden so entsorgt, dass Dritte keine Kenntnis von den darin enthaltenen personenbezogenen Daten erlangen können.

7. Verbandsarchiv

Im Verbandsarchiv des VBIO werden in der Regel nur personenbezogene Daten archiviert, die auch als veröffentlichungsfähig gelten (siehe 4). Sollten Vorgänge mit nicht mehr aktiv genutzten personenbezogenen Daten hinterlegt werden, so wird sichergestellt, dass nur einzelne Personen Zugang haben, die eine Datenschutzerklärung unterzeichnet haben.

Die Nutzung des Archivguts in personenbezogener Form ist im Rahmen konkreter Fragestellungen eingeschränkt und nur nach Genehmigung durch das Präsidium zulässig.

II. Internet

8. Google-Analytics

Unsere Website www.vbio.de benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google“). Der VBIO erhält so Informationen über den Zugriff (u. a. Datum, Uhrzeit, betrachtete Seite, Lokalisation des Rechners) auf seine Website. Diese Daten sind anonymisiert und gehören nicht zu den personenbezogenen Daten. Sie werden vom VBIO ausschließlich zu statistischen Zwecken ausgewertet. Eine Weitergabe an Dritte, zu kommerziellen oder nichtkommerziellen Zwecken, findet nicht statt.

Google Analytics verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglicht. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung diese Website (einschließlich Ihrer IP-Adresse) wird an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Google wird diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten für die Websitebetreiber zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen zu erbringen. Auch wird Google diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag von Google verarbeiten. Google wird in keinem Fall Ihre IP Adresse mit anderen Daten der Google Inc. in Verbindung bringen.
Sie können die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser Software verhindern. Google stellt dafür unter http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de ein Browser-add-on zur Verfügung. Das Add-on teilt dem JavaScript (ga.js) von Google Analytics mit, dass keine Informationen über den Website-Besuch an Google Analytics übermittelt werden sollen.

Durch die Nutzung unserer Website erklären Sie sich mit der Bearbeitung der über Sie erhobenen Daten durch Google in der zuvor beschriebenen Art und Weise und zu dem zuvor benannten Zweck einverstanden.

Wir weisen darauf hin, dass wir keinen Zugriff auf von Google gespeicherten Daten haben. Bitte treten Sie für Einsicht & Löschung dieser Daten direkt mit Google in Verbindung. Das entsprechende Formular finden Sie unter http://support.google.com/bin/static.py?hl=de&ts=1291807&page=ts.cs&rd=1.

9. Facebook-Plugins

Auf unserer Seite www.vbio.de sind Plugins des sozialen Netzwerks Facebook, 1601 South California Avenue, Palo Alto, CA 94304, USA integriert (Facebook-Logo bzw. "Like-Button"). Eine Übersicht über die Facebook-Plugins finden Sie hier: http://developers.facebook.com/docs/plugins/.
Wenn Sie unsere Seite besuchen, wird über das Plugin eine direkte Verbindung zwischen Ihrem Browser und dem Facebook-Server hergestellt. Facebook erhält dadurch die Information, dass Sie mit Ihrer IP-Adresse unsere Seite besucht haben. Wenn Sie den Facebook "Like-Button" anklicken während Sie in Ihrem Facebook-Account eingeloggt sind, können Sie die Inhalte unserer Seiten auf Ihrem Facebook-Profil verlinken. Dadurch kann Facebook den Besuch unserer Seiten Ihrem Benutzerkonto zuordnen. Wir weisen darauf hin, dass wir als Anbieter der Seiten keine Kenntnis vom Inhalt der übermittelten Daten sowie deren Nutzung durch Facebook erhalten. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung von facebook unter http://de-de.facebook.com/policy.php

Wenn Sie nicht wünschen, dass Facebook den Besuch unserer Seiten Ihrem Facebook-Nutzerkonto zuordnen kann, loggen Sie sich bitte aus Ihrem Facebook-Benutzerkonto aus.

10. Twitter-Dienste

Unsere Seiten www.vbio.de verwenden Dienste des sozialen Onlinedienstes Twitter. Twitter wird von der Twitter Inc., 795 Folsom Street, Suite 600, San Francisco, CA 94107, USA betrieben. Durch die Benutzung der Funktion "Re-Tweet", die durch das Betätigen des "Tweet - Buttons" geschieht, entsteht eine Verknüpfung der von Ihnen aufgerufenen Webseite mit Ihrem Benutzerkonto bei Twitter. Diese Information wird anderen Twitternutzern entsprechend angezeigt. Wir weisen darauf hin, dass wir leider keinen Einfluss auf den Inhalt, Umfang der Nutzung der von Twitter Inc. erhobenen Daten haben und verweisen für weiterführende Informationen auf die Seiten der Twitter Inc. unter: http://twitter.com/privacy Weiterhin weisen wir Sie darauf hin, dass Sie zum Schutze Ihrer Privatsphäre entsprechende Änderungen in Ihrem Twitterkonto vornehmen können.

11. XING

Unsere Seite verwendet den "XING Share Button". Wenn Sie diese Seite aufrufen, wird über den Browser des Nutzers kurzfristig eine Verbindung zu Servern der XING AG aufgebaut, mit denen die Funktionen des Buttons, unter anderem die Anzeige des Zählwerts, geleistet werden. XING speichert keine personenbezogenen Daten des Nutzers über den Besuch der Seite, insbesondere wird keine IP-Adresse gespeichert. Eine Auswertung des Nutzungsverhaltens über Cookies im Zusammenhang mit dem "XING Share Button" findet nicht statt. Die jeweils gültigen Datenschutzinformationen zum "XING Share Button" und weitere Informationen finden Sie auf der Internetseite: https://www.xing.com/app/share?op=data_protection

III. Weiteres

12. Teilnehmer an Veranstaltungen

Der VBIO erhebt bei Teilnehmern von Veranstaltungen nur die Daten, die zur Durchführung der Veranstaltung bzw. zur Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen erforderlich sind. Dies sind in der Regel Vorname, Name, Titel sowie e-Mail-Adresse oder Postadresse.

Sofern bei kostenpflichtigen Veranstaltungen Vergünstigungen eingeräumt werden sollen, behält sich der VBIO die Anforderung zusätzlicher Belege vor, die den Anspruch auf Vergünstigung belegen.

Zur Dokumentation der Veranstaltung können Bild- und Tonaufnahmen gemacht werden, die ihrerseits im Rahmen der Berichterstattung in Print- oder Digitalmedien verwendet werden können. Dabei wird der VBIO die Persönlichkeitsrechte der Abgebildeten beachten.

13. Versandkunden

Der VBIO erhebt bei der Bestellung von Informationsmaterial nur die Daten, die zur ordnungsgemäßen Abwicklung der Bestellung erforderlich sind. Dies sind in der Regel Vorname, Name, Titel sowie die Lieferadresse und (sofern abweichend) die Rechnungsadresse des Bestellers.

Sofern bei kostenpflichtigem Informationsmaterial Vergünstigungen eingeräumt werden sollen, behält sich der VBIO die Anforderung zusätzlicher Belege vor, die den Anspruch auf Vergünstigung belegen und speichert diese, solange sie für die ordnungsgemäße Abwicklung der Bestellung notwendig sind.

Auf einen Blick:
Alles über Art und Zweckbestimmung der erfassten und gespeicherten Mitgliederdaten finden Sie auch zusammengefasst in den Hinweisen zum Datenschutz des VBIO.