Der VBIO erhebt, verarbeitet und speichert Mitgliederdaten, die für die Verfolgung des satzungsgemäßen Vereinszwecks bzw. zur Betreuung und Verwaltung von Mitgliedern essentiell sind.

1.1 individuelle Mitglieder

Mit dem Beitritt eines Mitglieds erhebt der Verband Biologie, Biowissenschaften und Biomedizin in Deutschland e.V. (im Folgenden „VBIO“) folgende personenbezogene Daten (Basisdaten), die für die Verfolgung des satzungsgemäßen Vereinszwecks, zur Gestaltung der Mitgliedschaft sowie zur Betreuung und Verwaltung von Mitgliedern essentiell sind: Anrede, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, postalische Adresse, E-Mail-Adresse, Bundesland/Landesverband, Beitragszuordnung, Zahlungsart und Beitrittsdatum.

Beim Beitritt wählt das Neumitglied eine Beitragszuordnung aus. Neumitglieder, die eine Ermäßigung in Anspruch nehmen wollen, sind verpflichtet, diese zu belegen. Der VBIO kann dazu schriftliche Belege anfordern, die archiviert werden. Sollten diese aufgrund ihres Ursprungs weitere persönliche Daten (z. B. Matrikelnummer) enthalten oder Dritte betreffen (z. B. Identität des Partners bei Partner-Mitgliedschaften), so wird der VBIO diese Daten nur zu Zwecken der Mitgliederverwaltung bzw. zur Verwirklichung seiner Vereinsziele verwenden (siehe 3. Datennutzung). Dasselbe gilt für ggf. abweichende Rechnungsadressen.

Um die Mitgliederverwaltung zu erleichtern bzw. den Austausch von Mitgliedern mit gleichen Interessen zu verbessern, werden auf freiwilliger Basis folgende weitere Daten erhoben: Bankverbindung, Doppelmitgliedschaften, Titel, Festnetztelefonnummer, Mobiltelefonnummer.
Mit dem Beitritt wird jedem Vereinsmitglied eine persönliche Mitgliedsnummer zugeordnet.

1.2 Institutionelle Mitglieder

Der VBIO erhebt von seinen institutionellen Mitgliedern (Fachgesellschaften) grundsätzlich nur die Daten, die für die satzungsgemäße Arbeit des Dachverbandes, zur Gestaltung der Mitgliedschaft, inkl. Festlegung und Zahlung der Mitgliedsbeiträge und der internen Kommunikation notwendig sind.
Beim Beitritt und dann einmal jährlich werden dazu bei allen institutionellen Mitgliedern folgende Daten erhoben: Anzahl der Mitglieder des institutionellen Mitglieds, Basisdaten und weitere personenbezogene Daten (Namen, Vornamen, Titel, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, postalische Adresse, Funktion) von ehrenamtlichen Funktionsträgern und, bei Bedarf, von weiteren, vom Mitglied freiwillig benannten Ansprechpartnern.

Als Dachverband behält sich der VBIO vor, im Einvernehmen mit den jeweiligen institutionellen Mitglieder darüber hinaus gehende personenbezogene Daten von deren Mitgliedern zu erheben, zu speichern und zu nutzen, um diesen den Zugang zu weiteren Serviceleistungen, die der Dachverband zur Verfügung stellt, zu ermöglichen.

1.3 kooperierende Mitglieder

Der VBIO erhebt von seinen kooperierenden Mitgliedern grundsätzlich nur die Daten, die für die satzungsgemäße Arbeit des Dachverbandes, zur Gestaltung der Mitgliedschaft inkl. Festlegung und Zahlung des Mitgliedsbeitrages und der Kommunikation untereinander notwendig sind.
Beim Beitritt werden dazu bei den kooperierenden Mitgliedern folgende Daten erhoben:

Größe bzw. Beschäftigtenzahl des kooperierenden Mitglieds, Basisdaten und weitere personenbezogene Daten (Name, Vorname, Titel, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, postalische Adresse, Bundesland), des Ansprechpartners, ggf. abweichende Rechnungsadressen.

Die personenbezogenen Daten werden in einem EDV-System gespeichert, zu dem nur Personen Zugang haben, die aufgrund ihrer Funktion oder Aufgabe im VBIO dazu ausdrücklich ermächtigt wurden und eine Datenschutzverpflichtung unterschrieben haben. Darüber hinaus können externe Dienstleister mit der Datenspeicherung beauftragt werden. Der externe Dienstleister muss ein geeignetes Datenschutzkonzept (Datenschutzerklärung, Verschwiegenheitsklauseln, etc.) nachweisen.

Die personenbezogenen Daten werden dabei gemäß Anlage zu § 9 BDSG durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (insbesondere durch Kontrolle von Zutritt, Zugang, Zugriff, Weitergabe, Eingabe, Beauftragung und Verfügbarkeit sowie durch Datentrennung) vor der Kenntnisnahme durch unbefugte Dritte geschützt.

Die unter 1 genannten personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur zur Verfolgung der satzungsgemäßen Vereinszwecke, sowie zur Betreuung und Verwaltung von Mitgliedern genutzt. Dies erfolgt nur wenn keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht. Wenn der Nutzung bestimmter Daten widersprochen wird, werden die entsprechenden Daten gelöscht. Wenn die Löschung der Daten aus technischen Gründen nicht möglich ist, wird die betroffene Person davon unterrichtet. Daten, die gesetzlichen Bestimmungen unterliegen (z.B. finanzamtsrelevante Unterlagen) werden nach Ablauf der entsprechenden Fristen, spätestens nach zehn Jahren gelöscht.

Die Nutzung von personenbezogenen Daten individueller Mitglieder erfolgt nur durch Personen, die eine Datenschutzerklärung unterschrieben haben.

3.1 Datenzugriff

„Zeichnungsberechtigte Präsidiumsmitglieder erhalten Zugriff auf alle Mitgliederdaten, sofern diese zur Aufgabenerledigung unmittelbar benötigt werden“. Dazu gehören im Fall des Schatzmeisters auch alle für Beitragsfestsetzung und Beitragseinzug relevanten Mitgliederdaten.

Hauptamtliche Mitarbeiter der Vereinsgeschäftsstellen erhalten zum Zwecke der Mitgliederverwaltung und -betreuung Zugriff auf alle Mitgliederdaten. Kontakt: mitgliederservice(at)vbio(dot)de; Telefon: 089-26924575).
Nicht mit der Mitgliederverwaltung und –betreuung befasste hauptamtliche Mitarbeiter der Vereinsgeschäftsstellen erhalten nur Zugriff auf die im jeweiligen Kontext essentiellen Mitgliederdaten. Dazu gehört z. B. der Zugriff auf die E-Mail-Adresse zur Versendung des wöchentlichen VBIO-Newsletters.

3.2 Datenweitergabe innerhalb des VBIO

Personenbezogene Daten von individuellen VBIO-Mitgliedern werden intern grundsätzlich nur weitergegeben, wenn dies den Vereinszwecken bzw. der Mitgliederbetreuung dient.

Die Weitergabe von personenbezogenen Daten individueller Mitglieder erfolgt nur an satzungsgemäße Funktionsträger des VBIO, die sich schriftlich verpflichtet haben, bei der Nutzung die Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

Zwischen den unterschiedlichen Mitgliedsgruppen im VBIO (individuelle, institutionelle und kooperierende Mitglieder) werden keine Einzeldaten, sondern jeweils nur personenbezogene Daten der jeweiligen Kontaktpersonen übermittelt. Hierzu ist grundsätzlich eine schriftliche Anfrage notwendig.

3.3. Datenweitergabe an Dritte

Personenbezogene Daten seiner individuellen Mitglieder sowie die Kontaktdaten seiner institutionellen und kooperierenden Mitglieder werden grundsätzlich vom VBIO nicht zu Werbezwecken an Dritte weitergegeben.

Zum Zweck der Zustellung der Verbandszeitschrift bzw. der brieflichen Kommunikation mit seinen Mitgliedern behält sich der VBIO vor, personenbezogene Daten individueller Mitglieder auch an Dritte (z. B. Versender) weiterzuleiten, die sich ihrerseits vertraglich dem Datenschutz verpflichtet haben.

Im Falle von Vergünstigungen, die an die Mitgliedschaft im VBIO gebunden sind (z. B. preisreduzierte Verbandsabonnement) wird der VBIO auf Nachfrage Auskunft über die Mitgliedschaft erteilen. In diesem Zusammenhang behält sich der VBIO die Übermittlung personenbezogener Daten (Vorname, Name, Titel, Postadresse, ggf. Dienstadresse, Mitgliedsnummer) von individuellen Mitgliedern vor, sofern dies für die Gewährung der Vergünstigung essentiell ist.

3.4 Vorgaben Dritter
Der VBIO weist darauf hin, dass er im Rahmen des (internationalen) Zahlungsverkehrs (SEPA-Mandate) auch Basisdaten an Banken übermitteln kann, sofern dies von den Banken als unabdingbare Voraussetzung für die Abwicklung der Zahlung des Mitgliedsbeitrages gefordert wird.

Der VBIO behält sich vor, den Zahlungsverkehr inklusive etwaiger Rücklastschriften zu dokumentieren.

Der VBIO macht besondere Ereignisse und Aktivitäten in der Verbandszeitschrift, über Pressemitteilungen, auf der Internetseite des VBIO oder im Intranet bekannt. Dabei können im Einzelfall Fotos und ausgewählte personenbezogene Mitgliederdaten (Vorname, Name, Funktion) veröffentlicht werden.
Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber der Mitgliederverwaltung einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung, mit Ausnahme von Ergebnissen aus Wahlen.

Kontaktdaten von satzungsgemäßen Funktionsträgern werden nur dann veröffentlicht, wenn es sich um dienstliche Daten handelt. Private Kontaktdaten können nur veröffentlicht werden, wenn der satzungsgemäße Funktionsträger diesem explizit zugestimmt hat.

Sie haben das Recht auf Auskunft, welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben. Darüber hinaus steht Ihnen das Recht  unrichtige oder veraltete Daten zu berichtigen und alle Daten, die nicht unmittelbar der Mitgliederverwaltung und –betreuung (Basisdaten) bzw. der steuerrechtlichen Vorhaltefrist dienen, zu sperren oder zu löschen.

Ihre Daten werden bis zum Ende Ihrer Mitgliedschaft gespeichert. Beim Austritt des Mitglieds werden alle personenbezogenen Daten grundsätzlich gelöscht, sofern diese nicht die Kassenführung betreffen. Diese Daten bleiben gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre nach der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch die Mitgliederverwaltung gespeichert. Sie sind in dieser Zeit gesperrt und werden mit Ablauf der zehnjährigen Vorhaltefrist gelöscht.

Unterlagen und Datenbanken, die der VBIO nicht mehr benötigt, werden so entsorgt, dass Dritte keine Kenntnis von den darin enthaltenen personenbezogenen Daten erlangen können.

Im Verbandsarchiv des VBIO werden in der Regel nur personenbezogene Daten archiviert, die auch als veröffentlichungsfähig gelten (siehe 4). Sollten Vorgänge mit nicht mehr aktiv genutzten personenbezogenen Daten hinterlegt werden, so wird sichergestellt, dass nur einzelne Personen Zugang haben, die eine Datenschutzerklärung unterzeichnet haben.

Die Nutzung des Archivguts in personenbezogener Form ist im Rahmen konkreter Fragestellungen eingeschränkt und nur nach Genehmigung durch das Präsidium zulässig.

Die Webseite des VBIO benutzt Matomo (www.matomo.org), einen Dienst des Anbieters InnoCraft Ltd., 150 Willis St, 6011 Wellington, Neuseeland zur Webanalyse. Webanalyse ist die Erhebung, Sammlung und Auswertung von Daten über das Verhalten von Besuchern von Webseiten. Hierbei wird unter anderem erfasst, von welcher Webseite ein Besucher auf eine Webseite gekommen ist (sogenannte Referrer) und auf welche Unterseiten der Webseite zugegriffen wird. Die Webanalyse wird zur Analyse der Besucherströme und zur Optimierung der Webseite eingesetzt. Der Matomo-Dienst wird vom VBIO e.V. selber betrieben. Die Verwendung von Cookies ist vollständig deaktiviert. Die IP-Adresse wird bei diesem Vorgang umgehend anonymisiert, sodass Sie als Nutzer für uns anonym bleiben. Die erzeugten Informationen über Ihre Benutzung unserer Webseite werden nicht an Dritte weitergegeben. Die Verarbeitung Ihrer Daten mit Matomo erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Auf unserer Seite www.vbio.de sind Plugins des sozialen Netzwerks Facebook, 1601 South California Avenue, Palo Alto, CA 94304, USA integriert (Facebook-Logo bzw. "Like-Button"). Eine Übersicht über die Facebook-Plugins finden Sie hier: http://developers.facebook.com/docs/plugins/.
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Der VBIO erhebt bei Teilnehmern von Veranstaltungen nur die Daten, die zur Durchführung der Veranstaltung und zur Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen erforderlich sind. Dies sind in der Regel Vorname, Name, Titel sowie E-Mail-Adresse oder postalische Adresse.

Sofern bei kostenpflichtigen Veranstaltungen Vergünstigungen eingeräumt werden sollen, behält sich der VBIO die Anforderung zusätzlicher Belege vor, die den Anspruch auf Vergünstigung belegen.

Zur Dokumentation der Veranstaltung können Bild- und Tonaufnahmen gemacht werden, die ihrerseits im Rahmen der Berichterstattung in Print- oder Digitalmedien verwendet werden können. Dabei wird der VBIO die Persönlichkeitsrechte der Abgebildeten beachten.

Der VBIO erhebt bei der Bestellung von Informationsmaterial nur die Daten, die zur ordnungsgemäßen Abwicklung der Bestellung erforderlich sind. Dies sind in der Regel Vorname, Name, Titel sowie die Lieferadresse und (sofern abweichend) die Rechnungsadresse des Bestellers.

Sofern bei kostenpflichtigem Informationsmaterial Vergünstigungen eingeräumt werden sollen, behält sich der VBIO die Anforderung zusätzlicher Belege vor, die den Anspruch auf Vergünstigung belegen und speichert diese, solange sie für die ordnungsgemäße Abwicklung der Bestellung notwendig sind.

Der VBIO bietet die Möglichkeit, den Zahlungsvorgang über den Zahlungsdienstleister PayPal (PayPal (Europe) S.à.r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxembourg) abzuwickeln. Dies entspricht unserem berechtigten Interesse, eine effiziente und sichere Zahlungsmethode anzubieten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). In dem Zusammenhang geben wir folgende Daten an PayPal weiter, soweit es für die Vertragserfüllung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit b. DSGVO).

Vorname
Nachname
Adresse
E-Mail-Adresse
Telefonnummer

Die Verarbeitung der angegebenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten können wir eine Zahlung über PayPal nicht durchführen. Es besteht für Sie die Möglichkeit, eine andere Zahlungsmethode zu wählen.

PayPal führt bei verschiedenen Diensten wie Zahlung per Lastschrift eine Bonitätsauskunft durch, um Ihre Zahlungsbereitschaft und -fähigkeit sicherzustellen. Dies entspricht dem berechtigten Interesse PayPals (gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und dient der Vertragsdurchführung (gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Dafür werden Ihre Daten (Name, Adresse und Geburtsdatum, Bankkontodetails) an Auskunfteien weitergegeben. Wir haben auf diesen Prozess keinen Einfluss und erhalten lediglich das Ergebnis, ob die Zahlung durchgeführt oder abgelehnt wurde oder eine Überprüfung aussteht.

Weitere Informationen zu Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeiten gegenüber PayPal finden Sie unter: https://www.paypal.com/de/webapps/mpp/ua/privacy-full

Ihre Daten werden bis zum Abschluss der Zahlungsabwicklung gespeichert. Dazu zählt auch der Zeitraum, der für die Bearbeitung von Rückerstattungen, Forderungsmanagement und Betrugsprävention erforderlich ist.